Voici les premières étapes à suivre lorsque votre hôtel vient d'être connecté, ou si vous avez changé de PMS.
- Les chambres
- Plans tarifaires
- Codes Transaction PMS
- Catégorie comptable
- Période de fermeture
- Créez ou mettez à jour vos groupes
Mais tout d'abord, voici comment accéder aux paramètres
1. Les chambres
Si vous souhaitez en savoir plus sur les chambres, checkez notre article complet !
2. Plans tarifaires
- BAR - Meilleur tarif disponible
- PM - Posting Master, il ne sera jamais comptabilisé comme une nuitée.
- COMP - signifie "Complimentary", il s'agit généralement du plan tarifaire utilisé pour les séjours gratuits.
- House Use - plan tarifaire utilisé à des fins internes
- Day Use - plan tarifaire utilisé lorsque la chambre n'a été occupée que pendant quelques heures au cours de la journée et non pendant la nuit. La configuration correcte de ce plan tarifaire permet d'éviter les situations où le taux d'occupation est influencé de manière erronée et donne des valeurs trop élevées.
- Sharer - plan tarifaire utilisé dans une situation où plusieurs personnes veulent partager les dépenses. Un plan tarifaire de partage correctement marqué permet d'éviter qu'un séjour soit affiché comme trois séjours distincts. Cela permet d'éviter des taux d'occupation trop élevés.
3. Codes Transaction PMS
La séparation en type de revenue existe pour le bon fonctionnement des widgets ainsi que le fonctionnement par défaut des tableaux de bord et des rapports.
💡Veuillez vous assurer que chaque code est dans sa correcte catégorie !
4. Catégorie comptable
Cette section pourrait changer si vous avez uniquement votre PMS connecté à BLENT ou alors si vous avez un PMS et un Accounting Software.
En fonction du nombre de sources connectées, vous aurez soit :
- Seulement les codes PMS visibles quand vous ouvrez votre "onglet comptabilité"
- Ou alors vous aurez 2 lignes bleues - une est une structure de codes PMS, et l'autre est la structure des codes comptables. Les lignes blanches en dehors des deux lignes bleues sont les codes qui ne sont pas utilisés. Si vous en utilisez quelques-uns parmi ceux-ci, déplacez-les à l'intérieur de la structure comme montré dans le guide ci-dessous. Chaque ligne bleue (catégorie) aura le nom du système PMS ou de système comptable que vous utilisez.
Dans cette image vous pouvez voir un exemple avec une catégorie de PMS - "Mews", et une catégorie comptable - "Quickbooks":
a. Mise en place de la structure pour les codes PMS dans l'onglet Comptabilité :
La différence entre la catégorisation des codes de transaction PMS et celle présentée ici est que dans l'onglet Comptabilité, vous n'avez pas de sections prédéfinies. Vous pouvez créer autant de catégories et de sous-catégories que vous le souhaitez.
Par souci de cohérence, il est fortement recommandé que les catégories comptables "Hébergement", "F&B" et "Autres recettes" comprennent les mêmes codes que la section des catégories des codes de transaction PMS. Cependant, contrairement à l'onglet PMS, ces catégories peuvent être divisées en autant de sous-catégories que vous le souhaitez. Par exemple, "revenus des ventes de chambres", "frais supplémentaires", "frais d'annulation et de non-présentation", etc.
b. Configuration de la structure pour les codes comptables dans l'onglet Comptabilité :
Pour un système comptable, c'est un peu différent. Dans ce cas, la catégorisation doit suivre le plan comptable que vous utilisez pour votre business. Prenez contact avec votre Project Manager pour configurer la structure comptable dans Blent !
Voici le guide qui vous explique comment utiliser et modifier votre onglet comptabilité:
5. Période de fermeture
Si votre établissement est fermé pendant une ou plusieurs périodes de l'année, il est essentiel d'indiquer également cette information. Vous éviterez ainsi que la ou les périodes de fermeture de votre hôtel n'affectent votre taux d'occupation moyen et d'autres indicateurs clés de performance de manière incorrecte. Voici l'article détaillé sur la manière d'ajouter et de modifier les périodes de fermeture et sur le moment où il faut le faire.
6. Créez ou mettez à jour vos groupes
Cette catégorie-là fait l'objet d'un article complet, vous pouvez le lire ici. Félicitations, vous êtes sur le point de terminer vos réglages !